深圳市猛犸公益基金会档案管理制度

第一章 总则

第一条 为规范深圳市猛犸公益基金会（以下简称猛犸基金会）的档案的管理，根据《深圳市猛犸公益基金会章程》及国家相关法律法规，特制定本制度。

第二章 档案管理组织

第二条 职责

（一）猛犸基金会档案管理员：

1.档案管理制度的制定、修订、宣贯；

2.档案管理系统的建设和维护；

3.秘书处档案室整体管控，如档案室巡视、档案查阅监督，以确保档案不丢失、不损坏、不泄密；

4.确定并定期维护《档案归档分类标准》；

5.对归档到秘书处档案室的档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和盘点。

第三章 档案归档操作细则

第三条 档案管理员按照档案分类标准，定期收集档案并在规定时间内录入系统。如有实体档案，则需按照实体档案归档程序，将档案按照编号从小到大的顺序在指定位置进行存放，完成档案归档。

（一）归档时间

按实际情况自行规定，一般不得超过一个季度。

（二）档案信息化处理标准

1.档案标题及电子档案命名：档案编号+档案主要内容+保管期限（合同主要内容应为合同标题+甲乙双方全名；照片主要内容应体现事件、情景、人物及拍摄地点）；

2.实体档案的电子拍照或扫描件处理标准：照片格式应为JPG 图像、扫描件应为PDF版本，分辨率至少为300DPI；

3.档案盒命名：X机构-X类目档案-年度-档案盒顺序号-档案编号范围，盒内应附《档案目录》，没有题名的文件，由归档人员根据内容拟定标题；

4.存放地信息填写：省-市-X办公区-X楼层-X室-X柜-X层。

第四条 档案分类整理

管理员应根据档案归档目录及范围对档案进行分类，按档案产生的时间顺序进行排序整理。

第五条 档案信息及电子档案录入上传

管理员应在规定时间内将档案信息及对应的文件上传至系统中。

第六条 档案标识编号

纸质档案需用铅笔在档案右上角标识档案编号，其他实体档案将写有档案编号的便签条贴在档案背面，并在期限内移交至档案管理员处保管。

档案编号：为了便于档案的查找使用，按档案的规律和特征，以字符形式赋予档案的一组具有唯一标识的代码。系统档案编号编码规则由法人编码、各级分类目录编号、年份和文件顺序号组成。法人编码与各级档案分类及数字代码标准见《猛犸基金会档案分类标准》。如无三级目录、四级目录，则对应编码位置用“0”占位。

如2022年深圳市猛犸公益基金会录入的第一个服务合同档案，按照编号规则，应为：“1010002020000202200001”。

第七条 档案装盒入库

（一）档案管理员按同类档案从小到大的编号装盒，存放在档案柜、档案室或其他指定存放地。

（二）可根据实际情况规定实体档案交接、装盒入库流。

第四章 档案保管

第八条 档案保管要求

（一）归档案卷需符合的原则：

1.原始性——档案文件应是原件或母件；

2.准确性——档案文件应真实反映各项工作和活动的内容和过程；

3.系统性——档案文件应符合形成规律，层次分明；

4.完整性——与项目相关的档案文件必须齐全，应完整记录档案文件数量及每份页数。

（二）凡归档的文件应做到：

1.文字、图表清楚，文件书写和载体材料应能耐久保存，避免使用热敏纸、复写纸、铅笔、圆珠笔等不耐久的材料；

2.档案应按编号从小到大的顺序排列装入专门档案盒；

3.准确填写档案卷内文件目录；

4.不符合标准的归档案卷，应退回归档重新组卷。

（三）猛犸基金会档案管理督查指导要求：

1.检查分类及组卷的准确性，剔除不属归档范围的档案，并补充应归档的档案，以保证档案的系统性和完整性；

2.检查案卷的外观及卷内文件目录填写的准确性；

3.按卷内文件目录检查档案材料的质量，如：文件排列顺序正确，文

字、图表清晰，无破损和缺页，文件页码无重复/漏缺，审核流程完整；

电子文件的归档管理推荐使用质量好的光盘如金盘等作为存储载体，并按分类整理后上传至OA系统“档案管理”文件夹中；文件材料整理符合规范。归档的电子文件，如有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条 档案保管期限及适用范围

鉴于不同档案使用价值及相关法律法规规定，档案保管期限分为永久、长期和短期三类保管期限，长期保管期限为30年，短期保管期限为10年，具体适应范围：

（一）凡是反映主要职能活动和基本历史面貌，有长远价值的档案，均列为永久保管；

（二）凡是反映一般活动，在较长期时间内对工作有参考价值的文件材料，均列为长期保管，保管期限30年；

（三）凡是在较短时间内有参考价值的文件材料，均列为短期保管，保管期限10年。

第十条 档案的保密要求

应按照《猛犸基金会保密管理制度（暂行）》《猛犸基金会红线管理规定》《网络安全访问管理制度》等猛犸基金会规章管理制度及国家有关法律法规要求，做好资料的保护工作，确保档案资料的安全。

第五章 档案借阅使用操作

第十一条 档案借阅使用操作流程

1.猛犸基金会内部人员借阅档案

为严控档案借阅风险，原则上纸质档案借阅应当在档案室专门查阅区域内，在秘书处档案管理员监督下进行。借阅形式按档案密级区分，保密级别高的档案不得抄写、复印、拍照，不得外携，一般密级档案可经审批后进行复制或外携。电子档案的借阅标记借阅人水印，并设置查阅、打印或下载权限，申请人仅可在申请的范围内利用所借档案，并承担保密责任。

第六章 档案督察与考核实施细则

第十二条 自查档案管理情况。档案管理员应每季度对档案资料进行自查统计，做好自查情况登记。自查内容包括但不限于档案管理系统信息录入情况、实体档案保管情况以及档案借阅使用情况。

第十三条 秘书处对档案管理工作进行不定期飞行检查和每季度例行检查。抽查内容包括档案管理系统信息录入的完整性、档案分类及实体档案保管的规范性、档案使用是否严格按本实施细则相关规定执行。

第七章 档案室管理实施细则

第十四条 档案室管理实施细则

（一）员工出入规定

1.档案存储区域整体门禁由秘书处档案管理员掌控；

2.猛犸基金会员工进入库房需经过档案室管理员或档案室管理员直属领导同意并做好出入登记，非档案室管理员不得私自进入档案室；

3.猛犸基金会员工调阅实体档案应在档案管理员的监督下进行。

（二）消防及安全管理规定

1.档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则；

2.按国家规定安装消防设施，防盗门禁门，监控系统及吸尘机；

3.档案储存柜安装方向应与灯具安装方向垂直，摆放位置应与墙壁保持10cm以上距离，每行柜架间距不得小于60cm(除密集架外)，尽量避免靠窗安置，如是靠窗安置则需安装高密度反光窗帘；

4.档案室内应有防潮或增湿措施，安装环境温湿度检测仪器，注意调

节温湿度，建立温湿度记录。档案室的温度应控制在14-24℃，相对湿度应控制在45%-60%；

5.档案室内应保持清洁，经常清扫，不得堆放与档案无关物品，要保

持档案室入口和内部通道畅通，定期检查投放防虫鼠药物。

（三）档案室标识及档案索引设置规定

1.档案室门前需安装相应牌匾或标识，门旁需标注档案室负责人及联

系方式；

2.为档案室内档案柜编号，并在侧面粘贴检索目录，方便档案的登记

定位及查找统计。

第十五条 档案室建设装备标准细则

（一）档案室办公区域规划

档案室应设置独立的办公区域和独立的实体档案存放库房，办公区域含资料查阅复印区、信息录入区、资料整理区及资料暂存柜、办公用品储存柜；档案库房含纸质档案密集架区、特种介质实物密集架区。

（二）档案库房建设要求

档案库房要满足“三铁”（铁门、铁窗、铁柜）及“八防”要求。

第十六条 档案盘点及档案室巡视要求

已归档的档案应定期盘点，盘点频率不得低于1次/年。盘点内容需包括确认档案有无受潮发霉、虫蛀鼠咬、残缺遗漏、字迹消退等情况的发生，以确保档案的完整性和准确性。

档案管理员应定期巡视档案室，以保证内部环境满足标准要求。

第八章  附则

第十七条 本制度自猛犸基金会理事会会议审议通过之日起执行。

第十八条 本制度由猛犸基金会秘书处负责解释和修订。