深圳市猛犸公益基金会合同管理制度

第一章 总则

• 为加强合同管理，防范合同风险，有效维护深圳市猛犸公益基金会（以下简称猛犸基金会）的合法权益，特制定本制度。
• 本制度所称合同，是指猛犸基金会在经营管理活动中，对外与自然人、法人、其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。猛犸基金会与猛犸基金会职工签订的劳动合同、协议等不适用本制度。
• 本制度所称合同管理，是指猛犸基金会相关部门或人员依据相关管理规定进行合同草拟、评审、签署、履行、变更、解除、监督、评价、纠纷处理及归档等行为的活动。
• 本制度适用于猛犸基金会的合同管理活动。

第二章 职责

• 合同承办部门作为合同签署、履行部门，其主要职责包括：

（一）负责对合同对方当事人主体资格、资信情况、履约能力以及对方合同承办人员的资格等进行审查，并收集、提供相应资料；

（二）负责所承办合同业务的招标、谈判工作和非格式合同文本的起草，并按权限指引履行合同审批程序；

（三）组织并参与验收工作，协助解决验收过程中出现的问题；

（四）跟踪合同执行情况，对合同管理活动中出现的问题及时通知相关部门和人员；

（五）负责合同变更、解除等重大事项上报、审批；

（六）负责合同纠纷中相关证据的收集和整理；

（七）负责对所承办合同归档备案。

（八）积极配合、协助相关部门对本部门合同管理活动的监督。

• 法务部门对合同及其条款的合法、合规性审查，其主要职责包括：

（一）负责根据需要制定合同规范文本；

（三）参与重大合同的可行性论证、合同条款的谈判、修改工作；

（四）负责对合同及相关法律文件进行合法、合规性审核，提示法律风险，维护公司的合法权益；

（五）参与合同纠纷的处理。

• 财务部门对合同中涉及的财务条款进行审查，其主要职责包括：

（一）审核支出类合同预算情况，财务收支条款、税费承担等是否符合相关规定；

（二）按照合同约定办理合同款项收支与缴纳税费；

（三）依据本办法及其他规定负责合同管理的相关事项。

• 合同管理过程中涉及的业务主管部门主要职责包括：

（一）审核合同是否符合相关业务管理规定；

（二）依据本办法及其他规定负责合同管理的相关事项。

第三章 合同管理

第一节 合同准备

• 订立准备阶段，合同承办部门应对对方当事人的主体资格、履约能力等对合同的签署和履行有影响的重大因素进行调查审核，要求对方提供营业执照等资料；对合同主体资格有技术、资质要求的（如基建合同、勘察合同、有毒物品的处理合同等），应要求对方提供技术、资质等资料。未经审查或审查发现疑点的不得与其签订合同。

第二节 合同草拟

• 合同条款由合同双方共同或一方草拟。合同条款用语应规范并能明确表达目的，不产生不必要的歧义。
• 合同承办部门的相关人员对合同内容应有充分的认识和理解，约定的权利义务应当具体明确，合同约定的履行流程合理并适于履行，并能最大化维护猛犸基金会的利益。
• 猛犸基金会编制有相应合同范本的，应适用猛犸基金会编制的合同范本确定合同条款。无相应合同范本的，法务部根据业务方的需求，自行或聘请外部律师拟定合同范本。有合同范本而不适用的，应向法务部门说明不适用的理由并经法务部门、财务部门、业务部门等人员审查同意方可实施。标的额较大、影响重大、涉及专业技术或法律关系复杂的合同，合同承办部门应当组织财务、法务、技术部门等的人员共同参与合同草拟。
• 不具备合同范本或不适用合同范本的合同条款由签订各方协商约定，但一般应当包含如下内容和条款：

（一）合同名称、合同各方的全称、法定住所地及联系人，订约的目的、依据；

（二）合同标的、数量、质量、范围或要求；

（三）合同的价款、报酬或使用费，其付款方式和要求；

（四）合同的履行计划、进展、期限、地点和方式；

（五）违约责任和争议解决条款；

（六）按照国家及猛犸基金会有关规定应当保密的合同，在合同中应当明确保密责任和规定保密条款；

（七）合同适用的法律，以及依照国家法律、法规的规定必须具备的条款，以及合同双方当事人要求必须约定的条款；

（八）合同签署人姓名及签署日期；

（九）其他重要条款。

• 与技术有关的合同，除以上第十三条的要求之外，还应具备：

（一）技术成果的归属和收益的分成办法；

（二）有关情报和资料的保密责任和义务；

（三）验收标准和方法；

（四）有关的名词的解释或定义。

第三节 合同审核

• 合同评审

合同条款初步拟定之后，由合同承办部门发起合同审批流程。

• 财务、法务等相关专业部门在审核合同时可以要求合同承办部门提供与合同有关的补充证明材料，若在审核合同过程中发现内容表述存在重大错误、歧义或重要条款缺失，应予以明示并提出修改意见。法定代表人或其授权的审批人对是否同意签订合同提出审批意见。

合同承办部门对合同文本的正确性负责，承办部门须按照评审意见对合同文本修改并与对方沟通，若对方不接受修改意见，承办部门须反馈至意见修改人，双方协商一致后，重新按评审程序上报。合同经评审无误后方可履行后续盖章用印手续。

• 合同审批通过后，合同承办人负责办理合同文本打印和用印，并应确保签订文本和审核文本一致。

合同双方用印完成后，合同原件需至少保留两份，一份移交至章证管理员保管，一份供承办部门使用。

第四节 合同的履行与监督

• 合同承办部门应跟进合同的履行情况，并以适当的方式予以记录，合同履行记录应能完整反映合同双方履行义务的情况。
• 合同承办部门在合同履行过程中因客观障碍无法履行合同或发现对方当事人有不履行合同、履行不符合约定的情形，应立即采取补救措施并以书面形式向法务、财务等部门报告。具体包括但不限于以下情形：

（一）因不可抗力致使合同目的不能实现；

（二）在履行期限届满之间，对方明确表示或以自己行为表明不履行主要债务；

（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

（四）对方经营状况严重恶化；

（五）对方转移财产、抽逃资金、以逃避债务；

（六）对方丧失商事信誉；

（七）对方有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；

（八）对方有其他违约行为致使不能实现合同目的。

第五节 合同变更和解除

• 因合同履行情况发生变化，我方确实需要变更或解除合同时，应优先采取协商变更或解除的方式，且必须按照合同约定或法定的方式向对方提出。在未达成书面协议前，除依法可中止履行外，仍需按合同规定履行。任何人不得以对方的口头（包括电话）答复作为合同变更、解除（终止）的依据。
• 合同签订双方中任何一方需要实质性变更或解除合同时，必须依照合同变更/解除流程，由合同承办部门告知法务部门和其他相关职能部门，并由上述部门评审通过后方可执行。
• 合同变更或解除后，合同承办部门应及时通知合同管理员，让其将变更、解除记录记入合同台账中。

第六节 合同纠纷处理

• 因合同签订、履行、变更及解除等与对方发生合同纠纷或争议的，合同承办人员应立即向法务部门报告并详细说明相关的情况，并应配合法务部门的要求做好相应的工作。
• 因对方违约造成的合同纠纷，合同承办部门应及时通知法务部门及财务部门，在不会造成违约责任的前提下，暂停付款或通知有关部门停止发货并收集对方违约的相关证据。因我方责任引起的合同纠纷，须查明原因，并及时与对方协商解决，尽可能减少我方的损失。
• 发生的合同纠纷或争议需要或已经进入诉讼或仲裁法律程序的，由法务部门负责处理，合同承办部门和其他部门予以协助。

在合同纠纷处理过程中，未经法务部门审核和猛犸基金会领导同意，不得向合同对方作出实质答复、提供文件资料。

合同承办部门或承办人应及时收集但不限于下列有关证据：

（一）合同文本（包括附件、变更或解除协议、传真、电报、信函、图表、照片、视听资料等）；

（二）有关的票据、票证；

（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

（四）合同履行情况的其他有关材料。

• 纠纷处理结束后，档案部门将相关纠纷案件资料整理并归档保存。法务部应定时统计猛犸基金会纠纷案件情况，并梳理总结可能造成纠纷的原因，制定纠纷案件信息统计表，定期向管理层和有关部门进行报告和分享。

第七节 合同归档备案

• 合同承办部门负责对其在经营活动过程中产生的合同档案资料进行收集整理并定期归档。合同档案资料包括合同文本，合同附件，授权书，合同签订、履行记录及合同变更、解除等过程形成的文件资料及其他与合同有关的文件资料。

第四章 合同检查与罚则

• 合同管理过程中发现有下列行为之一，应在综合考虑行为过错与损失金额、历史原因与现实问题等因素，追究相应人员的直接责任和管理责任，一经查实，根据情节严重程度，给予警告、严重警告、停职调查、记过、返还奖金、开除等处分；给猛犸基金会造成经济损失的，将对直接责任人给予经济处罚；触犯法律者，有权立即予以辞退，并移交司法机关追究其法律责任。具体情形如下：

（一）违法或违反猛犸基金会规定签订合同的；

（二）未得到授权而与对方签订合同，对猛犸基金会造成经济损失的；

（三）与对方蓄意通谋签订合同，利用合同侵占猛犸基金会资产的；

（四）未与合同对方进行资信调查，或资信调查不认真，给猛犸基金会造成经济损失的；

（五）应采用而未采用书面形式订立合同的；

（六）签订的合同条款不完整或不规范，给合同履行造成障碍或发生纠纷的；

（七）履行过程中，因相互推卸责任影响合同履行，而造成较大经济损失的。

（八）变更或解除合同时，不依据法律或本制度进行办理的，从而发生纠纷造成经济损失的；

（九）拒绝、阻碍合同监管人员依法执行职务的；

（十）未做好合同档案管理工作，不按时将已签订的合同交章证管理员备案的；

（十一）因合同发生其他问题，给猛犸基金会的经济和信誉造成一定损害的。

第五章 附则

• 本制度由猛犸基金会秘书处负责解释。
• 本制度经自发布之日起生效并执行。